Estudos mostram que somos interrompidos ou nos distraímos a cada três minutos em média. Isto soma três horas ou mais por dia em que você não está nem produzindo, nem descansando: trata-se de uma verdadeira perda de tempo!

Em um mundo onde a informação é tão abundante, saber priorizar o seu tempo e se concentrar são habilidades muito valiosas no ambiente de trabalho.

Neste artigo, você aprenderá como priorizar tarefas com o sistema de Adora Cheung’s. Ela é fundadora da Homejoy, sócia da YCombinator e fundadora de uma empresa que será lançada no segmento de saúde ao consumidor.

Mas vamos direto ao assunto porque já sabemos o quanto o seu tempo é valioso!

Afinal, como priorizar tarefas?

Você pode imaginar que a priorização de tarefas é algo que varia de caso a caso — e até pode ser! Mas as dicas abaixo são direcionamentos que podem se aplicar a todos os casos e que com certeza vão te ajudar a saber como priorizar tarefas.

Diferencie o progresso real da ilusão

Você provavelmente já tem uma lista de afazeres. A partir dessa lista, separe as tarefas em progresso real e progresso falso.

Como você sabe qual é qual?

Independente de você ser um fundador ou um funcionário, as verdadeiras tarefas de progresso são aquelas que impulsionam o crescimento de sua empresa e seu principal KPI (Key Performance Indicator).

Compare os itens de sua lista com seus objetivos pessoais e profissionais – qual deles o ajuda a se aproximar de seus objetivos? Qual é a melhor maneira de fazer isso? Qual não se relaciona?

• Fique longe das tarefas feitas por vaidade. As que parecem “bonitas” e servem para exibir, mas não ajudam no crescimento de sua empresa ou em um nível pessoal. As métricas de vaidade não agregam valor.

Faça uma auditoria da sua semana e acompanhe suas próprias tarefas com um olhar crítico. Escreva o que você está fazendo dia após dia. Analise.

Crie uma “caixa de ideias” (um repositório)

Se você ainda não tem uma, tenha uma “caixa de ideias”. Pode ser uma planilha de cálculo ou um arquivo em uma ferramenta como o Notion, você decide! Escreva as ideias à medida que elas lhe ocorram. Estas ideias devem influenciar seu KPI ou objetivo principal.

Tente não tornar a lista muito repetitiva.

A chave para o exercício é que você não execute as ideias no mesmo documento, apenas escreva-as e mantenha-as registradas em um lugar de fácil acesso.

Avalie o impacto de suas tarefas

Agora que você tem sua gaveta ou caixa de ideias, é hora de avaliar uma a uma! Faça isso a cada semana, tanto as novas como as antigas.

Como priorizar tarefas com essa avaliação?

Analise o impacto que cada uma delas terá no alcance de sua meta semanal para seu KPI. Compare-as umas com as outras e atribua valores a elas:

• Alto: A tarefa tem alta probabilidade de ajudá-lo a atingir sua meta semanal.
• Médio: Essa etiqueta é para tarefas que você não tem certeza, mas que apresentam uma boa chance de ajudar em seu objetivo semanal.
• Baixo: A tarefa tem uma probabilidade baixa de ter um grande impacto em seu KPI semanal.

Você descobrirá que, com a prática e comparando uma tarefa com outra, ficará cada vez mais fácil avaliar o impacto de suas tarefas.

Avalie sua complexidade

Agora você tem uma estimativa do impacto de suas ideias. O que acontece quando você tem várias ideias com o mesmo impacto? Como priorizar tarefas nesse caso?

Chegou a hora de adicionar uma nova camada e analisar a complexidade das tarefas. Ou seja, quanto tempo demorará para executá-las, quanta energia despenderá ou quantas pessoas diferentes seriam envolvidas no processo.

• Fácil: Leva menos de um dia.
• Médio: Leva um ou dois dias.
• Difícil: Leva vários dias. Você não pode terminar dentro de uma semana.

Coloque em prática!

Suas ideias já têm impacto e complexidade, o que fazer com elas agora?

Primeiro, ponha em prática as tarefas de alto impacto que sejam fáceis. Em seguida, vá para as de alto impacto e complexidade média. Evite as tarefas complexas e de baixo impacto, afinal, agora que você sabe como priorizar tarefas, já sabe também que elas não valem a pena.

Não tente fazer tudo de uma só vez!

Se você se vê várias vezes sem tempo para completar tarefas, talvez elas fossem muito complexas e você não conseguiu dividi-las em atividades mais simples. Você também poderia reorganizar sua agenda.

Em um ensaio de Paul Graham, ele menciona que passar de uma tarefa para outra envolve um custo mental. É mais mentalmente custoso passar da atividade de programação ao atendimento e vice-versa.

Veja o seu dia-a-dia: se você estiver entre diferentes atividades, tente dedicar blocos maiores de seu tempo a elas. Algumas pessoas têm um tema para cada dia: um dia para o produto, outro dia para conversar com os usuários, etc. Outros preferem fazer duas coisas em um dia para ter um senso de realização.

O que funciona melhor? Você decide.

Minha priorização funciona?

Você provavelmente está se perguntando se está realmente sabendo como otimizar suas tarefas. Estas são algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo toda semana. Responda honestamente:

• Qual era sua meta semanal?
• Você foi bem sucedido?
• Qual foi seu maior bloco?
• O que você fez a respeito disso?
• Qual foi o impacto real comparado com o que você previu?

Conclusão

De vez em quando, verifique suas atualizações semanais. Você poderá ver como seus resultados e ações estão se saindo ao longo do tempo.

Se você quer saber em mais detalhes como priorizar tarefas ou tem interesse em mais dicas de produtividade, confira nosso Audiocurso de Produtividade e Gerenciamento de Tempo para Startups!

Nele, Juliane Butty (Chefe de Startups na Platzi) e Carolina Boquín (Diretora do curso na Platzi) lhe ensinarão mais estratégias para uma produtividade positiva.

Vejo você lá!