Faça seu gerenciamento de e-mail corretamente

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Leitura

Lembre-se que “Getting Shit Done” não é zerar sua caixa de emails todos os dias. Dito isso, hoje o email ainda é uma das mais disseminadas formas de comunicação para negócios. E se você deseja fazer as engrenagens girarem, você precisa lidar com sua caixa de emails de uma forma inteligente.

Você irá receber uma tonelada de emails - Todos nós! Então aceite este fato e encontre um jeito de lidar com isto, antes que você fique sobrecarregado ou perdido na sua floresta de emails.

Separe sua inbox pessoal da sua inbox da startup:

Parece óbvio mas é muito importante. Assim como você separa a sua inbox pessoal da finanças da startup, você deve fazer o mesmo para a sua. Então se você não tem um email para startup, faça um AGORA! Estou querendo dizer em um email como [email protected]. Você pode encontrar como fazê-lo aqui

Por que é tão importante?

Primeiramente porque irá ajudá-lo a não misturar sua vida pessoal e profissional e desenvolver o foco necessário. Segundamente, é simples: ter um email de empresa também é uma ferramenta de branding - isso irá te ajudar a construir uma atenção especial para sua marca de potenciais clientes, investidores, etc. Isso também é recompensador e estimulante para empregados para ter o seu próprio email quando eles iniciam na empresa - algo extremamente necessários na chegada. Quando entrei na Platzi, eu fiquei muito orgulhosa ao compartilhar o meu email - [email protected]. Dá uma sensação de familiaridade.

Sua caixa de email deve ser tão limpa quanto suas mãos em tempos de COVID-19

Eu pessoalmente não sou uma grande fã das regras que dizem respeito ao tempo que você deve gastar respondendo um email. Eu sinto que pode criar um vício em email que irá levar a coisas mais importantes a ser feitas e experimentos, serem esquecidos. Ainda assim é importante ter uma certa disciplina ao gerir emails, já que eles representam sua comunicação com os seus acionistas e eventualmente sua equipe. Eu recomendaria as seguintes dicas.

Leia cada email apenas uma vez!

Seu objetivo deve ser de abrir todos os emails apenas uma vez e responder a eles imediatamente (se for urgente e fácil de responder) ou colocá-los em uma pasta Responder com um lembrete de não esquecer. Então, arraste este email da sua inbox para outra pasta.
Eventualmente, trabalhando no Gmail, eu gosto de utilizar uma estrela colorida (no meu caso, amarela) para destacar os emails que ainda devo responder.

Sempre responda!

Não responder é um péssimo hábito de gerência de relacionamento. Isso é uma doença que existe dentro do mundo das empresas, e você pode facilmente transformar sua equipe para que ela seja bem-vista apenas fazendo com que eles respondam todos os seus clientes, prospectos, usuários, parceiros, imprensa, requerimentos, etc.

Idealmente um email será respondido dentro de 24-48 horas. Se você está fora do escritório ou de férias e não pode responder o email neste período, é fácil, basta configurar uma resposta automática por email dizendo que você está OOO (Out of Office - fora do escritório).

Seu email OOO pode ser uma ótima forma de criar uma atenção para sua empresa. Seja criativo!
Compartilhe a razão para você estar fora do escritório (No momento, estou palestrando no Evento TechCrunch sobre como <<nome da startup>> está abalando o <<nome da indústria>>).
Por que não tentar vender? 😉 (Estamos ocupados organizando nossa Summit anual - não deixe de juntar-se a nós. Você pode conseguir um ingresso com desconto aqui)

Então, dê-lhes um local que eles podem entrar em contato para qualquer emergência (talvez por whatsapp, telegram ou linkedin) ou redirecione uma pessoa de contato.

Finalmente, lembre-os do quanto você se importa e de como eles não devem se preocupar, você estará de volta em breve para atender todas as suas necessidades.

Se você não está fora do escritório mas o email precisa de análise, tempo para pensar ou coordenação adicional antes de responder com algo concreto -> Responda (também), dizendo que você irá retornar na data estabelecida (e coloque um lembrete no seu calendário para assegurar que você irá cumprir na data que você deu).

Mantenha a ordem

Sua caixa de email é o único lugar na sua startup que não deve ser caótico (igualmente na caixa de email da sua equipe).

Como antes dito, tente ler cada email apenas uma vez. Então tente responder e colocar o email em uma categoria relacionada com seu propósito, ou sinalize o email como Não lido (ou qualquer categoria que você utilize para destacar - lembre que eu uso a estrela amarela. Encontre o seu método) e também retire o email da sua inbox (em uma categoria relacionada ou crie uma nova categoria especial “Para responder”).

Como você sempre tem de responder, é importante que você tenha uma organização limpa e uma forma de entender a sua caixa de email. Pessoalmente eu não só utilizo a estrela amarela, mas também quase todas as cores.

  • Estrela laranja: esperando resposta. (Então lembre de quem você deve entrar em contato. Existem aplicações que ajudam com este aspecto, como o Boomerang)
  • Estrela vermelha: o email altamente importante que você deve retornar nas próximas 24h ou que você precisa trabalhar mais frequentemente.
  • Email azul: relações pessoais ou mídia, podem ajudar quando você precise identificar rapidamente quem tem sido o jornalista mais leal e útil.
  • Etc.

Escreva emails CURTOS

As pessoas não gostam de ler. E eles não tem o tempo para ler emails longos. Então seu belo email com grandes explicações filosóficas e sentimentos, esqueça. Seja sucinto e claro. Tente manter o seu email nas 8 linhas de texto (contando do OLÁ até o ATENCIOSAMENTE).

Sempre tenha um Call to Action (geralmente uma pergunta) para finalizar o seu email. Idealmente, você utiliza apenas uma (em alguns casos, você pode precisar perguntar mais que apenas uma pergunta).

Sim, limita bastante, mas pratique. A propósito, Mark O’Sullivan do Vanilla, recomenda apenas 3 linhas!

Utilize o corretor ortográfico da sua caixa de email para evitar erros gramaticais e de soletração. Eu também instalei o add-on Grammarly, o que mudou completamente as coisas para mim.

O seu assunto deve gerar conteúdo por si só. Dê o propósito e o contexto no seu assunto, se o remetente puder dar uma resposta apenas lendo o tema, melhor ainda.

Não exagere (spam)

Poupe a caixa de emails das pessoas que não mais se importam com a conversa adicionando-os no cc.

Acompanhe!

Nós mencionamos brevemente. É importante não subestimar a força de acompanhar. Lembre-se, todos são bombardeados com emails. Nem todos são bons em gerir os emails dele/dela, então acompanhar é uma excelente forma de ajudar as pessoas a manter controle dos seus pedidos. É um lembrete amigável que pode mudar muito para sua empresa. Em vendas, por exemplo, estatísticas dizem que a maior parte dos negócios são feitos após acompanhar até 12x.

Resumo

Nessa aula nós compartilhamos algumas boas práticas para não ser péssimo no gerenciamento de emails.

Primeira coisa que você deve fazer é separar o seu email pessoal do email da startup. Se você não tem um email de startup ainda, é a hora de criá-lo (aqui está um ótimo tutorial de como fazer isso utilizando o G Suite e de graça).

Depois falamos sobre como manter sua caixa de email limpa e gerenciada, nossas dicas são:

  • Leia cada email 1x.
  • Sempre responda!
  • Mantenha sua caixa de entrada organizada, utilize etiquetas.
  • Escreva emails CURTOS
  • Não exagere (spam)
  • Seja mestre em acompanhamento!

Na próxima aula iremos retornar a uma das coisas mais importantes no foco - o acompanhamento do progresso. Nos vemos lá!

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