Definindo seu foco e prioridades

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Leitura

‚ÄúAprenda a dizer n√£o‚ÄĚ
Elad Gil

Um bom conselho para focar √© justamente reduzir o seu espa√ßo e tempo √ļtil de trabalho.

Estratégia nasceu para designar como usar o capital ao longo do tempo. Então se você não tem dinheiro, você não deve desperdiçar tempo em estratégia. Você deve experimentar e tentar táticas diferentes para sobreviver. Você deve priorizar o que deve experimentar primeiro. Nessa aula iremos priorizar e apresentar táticas para priorizar com a chamada Matriz de Eisenhower.

Lembrete - Fazer as coisas certas depende de priorizar as coisas certas

De acordo com Oussama Amar, Sócio da TheFamily, como empresário, você deve separar sua tarefa em duas categorias: crescimento ou não crescimento. Os fundadores devem focar (ser intensos e gastar muita energia) nas coisas que os ajudam a crescer. Prioridade para startups é o crescimento (ou, eventualmente, no seu início, alcançar seu Product/Market fit).

Primeiros Passos - Tenha um documento com todas as tarefas/ideias listadas

Antes mesmo de começar a priorizar, recomendamos que você tenha um arquivo onde irá continuamente escrever a ideia e a tarefa que vem à mente que pode ter um impacto direto ajudando o seu negócio a crescer e atingir os seus objetivos. Você pode fazer isso em uma planilha, ou utilizar ferramentas como Trello, Notion ou Wunderlist, que são as que eu uso. O importante é que esta lista esteja simples de ler e preencher.

Após isso, cada semana (ou cada dia) dê uma olhada e comece a priorizar o que há para ser feito e como deverá ser feito. Mais à frente, apresentaremos dois métodos de priorizar,mas com certeza existem outras ótimas táticas. Sinta-se livre para compartilhar conselhos na seção de comentários, logo após essa aula.

Táticas de Priorização - Matriz de Eisenhower

Uma boa ferramenta para ajudá-lo a formatar sua tarefa de acordo com a prioridade necessária é a Matriz de Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower foi inventada por Dwight D. Eisenhower, 34¬ļ presidente dos Estados Unidos nos anos sessenta. √Č uma ferramenta que ele usou para ajud√°-lo a tomar decis√Ķes dif√≠ceis como presidente ou quando ele serviu no Ex√©rcito. A matriz ajuda as pessoas a priorizar as coisas que elas devem fazer, fazendo sua classifica√ß√£o em 4 categorias em uma matriz de dois eixos:

  • X - Grau de Import√Ęncia
  • Y - Grau de Emerg√™ncia

Ela se parece com:

Urgente e Importante:

Neste quadrado estarão incluídas todas as tarefas que são importantes para você (1) Sobreviver e (2) Crescer. A noção de urgência é determinada pelo tempo que você tem para perder a oportunidade, ou ainda pior, morrer.
Essas tarefas s√£o geralmente ligadas diretamente aos seus OKR ou KPIs.

Por exemplo:
  • Preparar uma proposta de um valor alto o suficiente para um cliente (Time de vendas ou Fundador dependendo da import√Ęncia)
  • Financiamento Coletivo (CEO)
  • Combater um ataque hacker contra sua plataforma (CTO & Fundadores)
  • Atender o caso de clientes insatisfeitos
  • Adaptar suas pol√≠ticas, tecnologia, etc para novas normas.
Como você lida com essas entregas?
  • A√ß√£o: => execute! Fa√ßa primeiro!
  • Foco insano (corte distra√ß√Ķes: redes sociais, whatsapp, intera√ß√Ķes da equipe)
  • Eventualmente voc√™ vai marcar outras reuni√Ķes, para que a tarefa seja concluida.
  • Se necess√°rio, voc√™ reorganiza a sua equipe para alcan√ßar o objetivo. (Exemplo: equipe da SWAT para reten√ß√£o)

Urgente e N√£o Importante:

Essa categoria encapsula as coisas que não são necessariamente importantes para o crescimento ou sobrevivência mas ainda são urgentes para resolução. Normalmente a emergência está relacionada com o capital da sua empresa e o preço da oportunidade para esperar antes de concluir a tarefa.

Por exemplo:
  • Preparar uma proposta de venda de m√©dio valor para um cliente (Time de Vendas ou Fundador dependendo da import√Ęncia)
  • Mudar a logo do seu parceiro na sua p√°gina web pois n√£o estava na cor certa.
  • Encontrar um expert para substituir o seu CTO que est√° doente para ministrar um semin√°rio online.
Como você lida com essas entregas?
  • A√ß√£o => evite, delegue ou terceirize!
  • Delegar n√£o √© tarefa f√°cil. No seu livro ‚ÄúHigh Growth Handbook‚ÄĚ, Elad Gil encoraja o aprendizado de como delegar, j√° que √© um fator de sobreviv√™ncia quando voc√™ dimensiona. Voc√™ precisa experimentar a delega√ß√£o. Tente delegar de novo e de novo at√© que d√™ certo. Alguns sinais que voc√™ n√£o est√° delegando corretamente s√£o:
  • Voc√™ tende a deixar as reuni√Ķes com muitos atos a ser feitos para voc√™ mesmo.
  • Voc√™ ainda est√° FAZENDO a maior parte do trabalho em uma √°rea que voc√™ havia delegado a algu√©m.
  • Voc√™ sente a necessidade de entrar em qualquer troca de emails, se juntar a todas as confer√™ncias em grupo ou ler todos os canais do slack ao fim do seu dia.

N√£o Urgente e Importante:

Neste quadro estão todas as coisas que você sonha em tentar e que podem promover um crescimento exponencial da sua empresa em direção a sua visão. Dito isto, eles não são necessariamente urgentes para sua sobrevivência e crescimento contínuo neste momento.

Por exemplo:
  • Desenvolvimento de novas fun√ß√Ķes no seu App.
  • Introdu√ß√£o de um esquema de vantagens para os seus empregados mais leais
  • Revisar a contabilidade
  • Fazer uma corrida matinal para que voc√™ v√° para o trabalho de cabe√ßa leve
Como você lida com essas entregas?
  • => A√ß√£o: agendar e comprometer (n√≥s normalmente ignoramos essa parte, e n√£o √© um bom h√°bito!)
  • Planeje um prazo no seu calend√°rio, envie convites adiantados para a equipe que voc√™ precisa estar envolvido.
    Brainstorm, experimente, itere.
  • ‚ÄúProcrastina√ß√£o ativa‚ÄĚ - enquanto estiver andando, pegando o seu √īnibus/uber, etc.
    Evite distra√ß√Ķes -> essa √© a atividade perfeita para ser feita em voos.

N√£o Urgente e N√£o Importante:

Essas s√£o as tarefas que voc√™ deve descartar imediatamente da sua lista e da sua mente! Sim, √© doloroso, mas retornando ao prop√≥sito e o motivo do curso ‚Äúvoc√™ n√£o pode fazer tudo‚ÄĚ.

Por exemplo:
  • Um jantar particular com o CEO de uma marca de luxo, enquanto seu p√ļblico alvo √© a classe m√©dia.
Como você lida com essas entregas?
  • => A√ß√£o: limite e eventualmente elimine!
  • => Se est√° muito complicado de retirar essas coisas da sua vida, crie uma lista de entregas n√£o importantes que voc√™ pode acompanhar de vez em quando, e em algum momento, conclu√≠-las como uma forma de ‚Äúentretenimento‚ÄĚ ou ‚Äúlazer‚ÄĚ para espairecer e descansar.

Priorizando t√°ticas - Adora Cheung, parceira da YC

Adora Cheung, parceira da YC, recomenda métodos alternativos para priorizar tarefas. A ideia é categorizar as diferentes atividades que você deve cumprir baseadas em:

  1. O IMPACTO que elas terão na sua trajetória para alcançar os seus objetivos semanais.
  • Alta: alta probabilidade que ela ir√° auxili√°-lo em atingir os seus objetivos
  • M√©dia: n√£o √© certo que ir√° ajud√°-lo em atingir os seus objetivos.
  • Baixa: baixa probabilidade que ir√° ajud√°-lo a atingir seus objetivos.

Note que a definição é mais subjetiva, mas quanto mais você experimenta, mais tempo estará investindo liderando sua startup, mais você terá experiência e uma certa objetividade analisando o impacto.

  1. A COMPLEXIDADE da tarefa. Quanto tempo leva para você e sua equipe para completá-la?
  • F√°cil: √© algo que voc√™s conseguem fazer em menos de um dia
  • M√©dio: √© algo que voc√™s conseguem fazer em 1 ou 2 dias
  • Dif√≠cil: pode levar v√°rios dias, portanto n√£o pode ser conclu√≠da no decorrer da semana.

Dito isso, a diretiva é atingir o seu objetivo semanal, a escolha óbvia é escolher os combos altamente fáceis e altamente médios, que são coisas que têm algo que irão ter impacto e são fáceis de fazer. Você deve sempre cumprir estas primeiro, para em seguida lidar com as de alto impacto e média complexidade. O que você deve evitar é focar em atividades que são extremamente difíceis de completar e que levam muito tempo.

Então, tão importante quanto escolher as atividades certas para trabalhar é certificar que você não tentará fazer tudo ao mesmo tempo. Selecione atividades suficientes que você consiga concluir e com facilidade. Fazer muitas coisas significa que você não será capaz de completar muitas das tarefas com convicção, tornando assim difícil mostrar o progresso semana após semana.

Como saberei se eu priorizei da forma correta?

A resposta é muito simples, se você concluir os seus objetivos, significa que você teoricamente priorizou de forma correta.

Mas, normalmente, você irá atingir certas partes do seu objetivo. Então é sempre importante ter uma reflexão honesta sobre sua capacidade de priorizar. Questione-se:

  • Meu neg√≥cio est√° crescendo? Por que?
  • Atingi minha meta semanal?

Se sim, o que fiz corretamente? Se não, quais foram as principais barreiras para atingir o objetivo? Eu pude controlar essa situação?

Se não, essas barreiras irão mudar no mês que vem e permitirão que eu consiga seguir em frente ou como proceder nessa situação?
Se sim, o que poderei fazer melhor e iterar para a próxima vez?

De fato, priorizar bem vem com experi√™ncia. √Č importante que, mais uma vez, voc√™ seja honesto e seja disciplinado quando analisar sua performance. Voc√™ ir√° aprender enquanto faz e itera. Anote esses aprendizados e os aplique. Com o tempo, foco e persist√™ncia, voc√™ ir√° maximizar a sua capacidade na arte de priorizar.

Resumo

Nessa aula, falamos sobre a import√Ęncia da prioriza√ß√£o em uma startup.

Uma dica de ouro para priorizar é fazer as coisas que mantenham o seu crescimento e garanta sua sobrevivência.

Apresentamos a Matriz de Eisenhower, um método de priorização , que consiste em você dividir suas entregas em quatro categorias:

  • Urgente e Importante => fazer primeiro!
  • Urgente e N√£o Importante => delegar!
  • N√£o Urgente e Importante => agendar!
  • N√£o Urgente e N√£o Importante => eliminar ou colocar em segundo plano e concluir para fins de ‚Äúentretenimento‚ÄĚ.

Também falamos sobre a tática usada pela Y Combinator, que consiste em ordenar as tarefas de acordo com:

  • Impactos na trajet√≥ria de atingir suas metas semanais
  • Complexidade de conclus√£o (em rela√ß√£o ao tempo)

Finalmente, discutimos como acompanhar sua priorização. De certa forma, se você cresce e atinge sua meta, então você provavelmente priorizou corretamente. Dito isso, é um processo de altos e baixos, ao invés de uma maravilhosa curva exponencial.

Na pr√≥xima aula, n√≥s iremos apresentar o m√©todo de Sprint, que √© utilizado em larga escala na ind√ļstria de startups.

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